نحوه استفاده از ChatGPT برای نوشتن فرمول های اکسل

آیا تا حالا از ایجاد فرمول مناسب در اکسل برای جدول­های خود احساس خستگی کرده­اید؟ اجازه دهید ChatGPT کار را برای شما انجام دهد.

فهمیدن نحوه نوشتن فرمول درست در اکسل برای دستیابی به نتیجه مورد نیاز می تواند چالش برانگیز باشد، به خصوص زمانی که داده های زیادی در یک دارید و به فرمول پیچیده­ای برای محاسبه نیاز دارید. اکنون همه چیز تغییر کرده است و ChatGPT به مصداق این ضرب المثل تبدیل شده است که “عاقلانه تر کار کن، نه سخت تر”.

ChatGPT و سایر ربات‌های چت هوش مصنوعی می‌توانند به راحتی و سریع به شما کمک کنند تا فرمول‌هایی را برای اکسل به صورت رایگان و بدون نیاز به ثبت نام در یک وب‌سایت تخصصی مانند ExcelFormulaBot ایجاد کنید.

نکته مهم در مورد استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT یا Bing Chat برای ایجاد فرمول در اکسل (و Google Sheets) این است که می‌توانید فرمول‌ها را تا زمانی که دستورالعمل های خود را واضح بیان می­کنید و هر اندازه که می‌خواهید ساده یا پیچیده بنویسید.

چگونه از ChatGPT برای نوشتن فرمول های اکسل خود استفاده کنیم

آنچه که نیاز دارید: استفاده از ChatGPT برای نوشتن فرمول اکسل نیاز به دسترسی به Microsoft Excel یا Google Sheets دارد، چون می توانید از این فرمول ها برای هر دو برنامه استفاده کنید. همچنین برای دسترسی به ChatGPT به یک حساب OpenAI نیاز دارید.

به خاطر داشته باشید که این چت ربات‌های هوش مصنوعی به همان اندازه که آگاه هستند، هنوز به اندازه یک انسان از نکات ظریف آگاه نیستند و می‌توانند خطا داشته باشند یا درخواست‌ها را اشتباه تفسیر کنند.

 

 

1. ChatGPT و spreadsheet خود را باز کنید

فایل Excel یا spreadsheet (صفحه گسترده) خود را باز کنید و برای استفاده از ChatGPT به chat.openai.com بروید. اگر وارد سیستم نشده اید، اکنون زمان آن است که این کار را با حساب OpenAI خود انجام دهید. همچنین می توانید در این مرحله یک حساب ایجاد کنید. پس از ورود به سیستم، شما به گفتگو با ChatGPT خواهید پرداخت.

spreadsheet زیر نمونه‌ای است که می‌خواهیم از آن استفاده کنیم: موجودی کاملی از دستگاه‌ها در ژانویه 2023. دارای 45 محصول در ستون A، هر کدام با یک شماره SKU (ستون B)، مقدار موجودی (ستون C)، مقدار خریداری شده در ژانویه (ستون D)، قیمت برای هر واحد (ستون E) و جمع فرعی (ستون F، با فرمول از قبل آماده شده).

می­خواهیم از ChatGPT برای ایجاد چند مثال ساده از فرمول‌ها استفاده کنیم، از جمله محاسبه مالیات فروش (ستون G)، کمیسیون فروشنده (ستون H، در تصویر نیست)، مقدار کل (ستون I، در تصویر نیست) و مقدار باقی‌مانده موجودی برای ماه آینده (ستون J، در تصویر نیست).

2. با ChatGPT شفاف باشید

اکنون زمان آن است که مفهوم آنچه را که می خواهید با ChatGPT به دست آورید بیان کنید و از آن فرمول مورد نظر خود را بخواهید. برای انجام این کار، باید به روشنی به چت ربات هوش مصنوعی توضیح دهید که می خواهید فرمول چه کاری انجام دهد.

مهم است که کاملا دقیق و شفاف باشید، چون هر خطایی که ChatGPT به خاطر سو تفاهم ایجاد می‌کند می‌تواند مقادیر نادرست در جدول شما ایجاد کند. بنابراین، بفهمید که چگونه باید یک فرمول خاص برای هدف خود ایجاد کنید.

اگر می‌خواهیم ChatGPT بقیه فرمول‌ها را ایجاد کند، باید موضوع را خیلی واضح و مشخص برای آن توضیح دهیم، پس از ربات چت هوش مصنوعی می‌خواهیم که یک فرمول اکسل برای محاسبه مالیات بر فروش ارزش پولی در ستون F با نرخ 6 درصد بنویسد”.

من مشخص نکردم که می‌خواهم فرمول را با کدام ردیف در ستون F شروع کنم، بنابراین ChatGPT به طور پیش‌فرض F2 را در نظر می­گیرد.

3. فرمول را کپی و در اکسل پیست کنید

فرمول را از ChatGPT کپی کنید و آن را در سلول اکسلی که می‌خواهید با نتایج پر کنید، قرار دهید و هر گونه تغییر لازم را انجام دهید. تا جایی که می توانید، قبل از پر کردن بقیه سلول های خود، درستی نتایج را بررسی کنید.

در مثال زیر، من فرمول را تصحیح کردم تا سلول صحیح F3 را که باید در محاسبه مالیات فروش استفاده شود، به کار گیرد.

در بالا می توانید فرمول ChatGPT را که در سمت چپ برجسته شده است و نتیجه در سلول سمت راست مشخص شده است، ببینید.

4. اضافه کردن بقیه فرمول های خود را تمام کنید

افزودن فرمول‌هایی را که نیاز دارم به spreadsheet، با محاسبه کمیسیون، با درخواست از ChatGPT برای “ایجاد فرمولی برای محاسبه 10 کمیسیون در کل پولی در سلول F3” به پایان می‌رسانم.

5. تکمیل جدول

هنگامی که فرمول کمیسیون خود را اضافه کردم، می توانم به دو ستون بعدی بروم تا کل موجودی و باقیمانده را برای تکمیل جدول محاسبه کنم.

6. بقیه صفحه spreadsheet را پر کنید

وقت آن است که بقیه spreadsheet خود را با فرمول های جدید خود پر کنید. برای انجام این کار، مکان نمای موس خود را در گوشه سمت راست پایین سلول با فرمول قرار دهید و مکان نما را روی بقیه سلول هایی که می خواهید فرمول در آن قرار دهید، کلیک کرده و بکشید.

همان فرمت بندی، از جمله پیشرفت بعدی فرمول ها، دنبال خواهد شد.

​

هنگامی که فرمول ها را به بقیه ستون اضافه کردید، spreadsheet کامل می شود.

سوالات متداول

آیا راهی برای استفاده از هوش مصنوعی برای فرمول های اکسل وجود دارد؟

در حالت ایده‌آل، می‌توانید با داشتن یک ابزار هوش مصنوعی در برنامه، به راحتی فرمول‌ها را در اکسل همراه با ChatGPT تولید کنید. در حال حاضر، اینطور نیست، اما مایکروسافت مجموعه ای از ابزارهای هوش مصنوعی را برای بسیاری از محصولات خود، از جمله مجموعه برنامه های مایکروسافت 365، به نام Copilot، عرضه می کند.

اگرچه Microsoft Copilot هنوز به طور گسترده در دسترس نیست، ولی می توان امیدوار بود که ویژگی های جدید آن شامل یک اکسل یکپارچه با GPT-4 باشد.

چرا فرمول ChatGPT کار نمی کند؟

اگر ChatGPT فرمولی به شما می دهد که در Excel یا Sheets کار نمی کند، ممکن است prompt شما را اشتباه متوجه شده باشد. فرمول را بررسی کنید تا بفهمید خطا ممکن در ChatGPT به چه علت می­تواند باشد و بفهمید چگونه می‌توانید prompt خود را برای به دست آوردن پاسخ درست بازنویسی کنید. در مثال زیر، prompt من این بود: “یک فرمول برای هزینه کل ایجاد کن که مقادیر ستون‌های F، G و H را جمع ‌کند”.

از آنجایی که من مشخص نکرده‌ام که برای افزودن مقادیر در سلول‌های F3، G3 و H3 به فرمول نیاز دارم، فرمول مقادیر را برای همه ستون جمع می‌کند، که آن چیزی نیست که ما نیاز داریم.

سپس درخواست خود را برای درخواست ChatGPT برای “ایجاد فرمولی برای هزینه کل که مقادیر را در سلول های F3، G3 و H3 اضافه می کند” اصلاح کردم.

آیا ChatGPT می تواند فرمول های پیچیده اکسل را بنویسد؟

ChatGPT منبع مناسبی برای نوشتن فرمول‌ها برای Excel یا Google Sheets است، خواه ساده یا پیچیده باشند. ما از فرمول های ساده برای این مثال استفاده کردیم تا شما را در این فرآیند راهنمایی کنیم، اما می توانید از ربات چت هوش مصنوعی بخواهید فرمول های پیچیده تری بنویسد و محدودیت های آن را آزمایش کند.

به یاد داشته باشید که دقت نتایج ChatGPT بستگی زیادی به واضح بودن درخواست‌ها یا prompt های شما دارد.

آیا می توانید از بینگ چت برای نوشتن فرمول های اکسل استفاده کنید؟

سایر ربات‌های چت هوش مصنوعی مانند بینگ چت و گوگل بارد نیز می‌توانند با دنبال کردن مراحل بالا، فرمول‌های اکسل را برای شما ایجاد کنند.

چگونگی کارکرد Bing Chat و Google Bard برای همان درخواستی که من به ChatGPT برای نوشتن فرمولی که مالیات فروش را محاسبه می کند، دادم.